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Challenge 2: …ein smartes Buchungs- und Terminmanagement zwischen Institutionen ermöglichen?

Termin: 17.10.2022: 15:00-17:30 Uhr

Hintergrund:

Die Terminplanung mit einer Vielzahl von Personen aus unterschiedlichen Organisationen ist häufig herausfordernd, insbesondere wenn Abhängigkeiten beim Koordinationsaufwand vorhanden sind. Diese entstehen beispielsweise bei der Planung von Programmen wie Weiterbildungsangeboten und Seminaren mit Teilnehmenden aus verschiedenen Institutionen. Die unterschiedlichen zeitlichen Verfügbarkeiten müssen abgefragt werden, um daraufhin das bestmögliche Angebot mit entsprechenden Mindesteilnehmerzahlen und verfügbaren Dozenten zu planen. Wünschenswert ist hier ein digitaler Prozess über die gesamte Planungskette also von der Terminpräferenz und Verfügbarkeit zur Terminkoordination, Planung und automatischer Bestätigungsemail, sowie der Ausstellung einer Teilnahmebestätigung oder eines Zertifikates. Ausgerichtet auf den Anwendungsfall der Planung und Durchführung von Seminaren kann ein solches Tool auch auf andere Kontexte übertragen und angewendet werden.

Relevante Fragestellungen für unseren Workshop:

 
1.    Wie können wir den Buchungsprozess in Seminaren smart digitalisieren und vereinfachen?

2.    Wie können wir den Workflow vereinfachen und an einer Stelle bündeln und vereinheitlichen?

3.    Wie kann das Tool für alle Nutzenden im Prozess leicht zugänglich und verständlich gestaltet werden?

4.    Welches Tool kann dabei unterstützen die Funktionen smart zu automatisieren? (bspw. Erinnerungen, Teilnahmelisten, Zertifikate, Rechnungsstellung)

5.    Wie sieht eine Softwarelösung aus, die die mit der Terminorganisation einhegenden Prozesse vereinfachen und effizienter gestalten kann?

6.    Wie kann ein System aussehen, dass außerdem auch sinnvoll im Bereich Sales und Vertrieb sinnvoll verwendet werden kann?

7.    Wie kann ein System aussehen, welches auch nach außen genutzt werden kann, bspw. als Buchungswebseite mit Einbindung in die bestehende Webseite?

Challengegeber: GDPM – Die Bildungsarchitekten

Das Unternehmen GDPM – Die Bildungsarchitekten hat Standorte in Kassel und Paderborn. Die Challenge wird am Standort Kassel formuliert und bezieht sich auf die Terminplanung und das Teilnehmendenmanagement für Bildungsformate. In den Formaten müssen unterschiedliche Teilnehmende und Organisationen zusammengebracht werden, sodass die Herausforderung darin besteht den Prozess zu vereinfachen.  


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